商务邮件中英文回复格式是怎样的?

2015年4月29日 11:13:30

商界人士在使用电子邮件对外联络的时候,都会遵守一定的礼仪规范,商务邮件中英文回复格式是怎样的呢?如何才能写好商务英文邮件?下面让阿卡索外教网带大家一起来了解一下商务邮件的英文回复格式。

Ⅰ邮件主题:

邮件主题应该简明地概括信的内容,也可以是一个完整句,但最长长度不超过35个字母。主题框的内容切忌含糊不清。

一般来说,只要将句首的单词和专有名词的首字母大写即可句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另一种较为正规的格式是除了少于5个字母的介词、连接词和冠词之外的每一个单词的首字母大写。

Ⅱ称呼:

一般商务邮件回复称呼都是:Dear××(人名)或者Dear Mr./Ms.×× (姓),一般正式的邮件这样就OK了,如果是非常熟悉的朋友,也可以直呼其名,然后空一行换行,顶格写,不用空格。

Ⅲ正文:

邮件第一段开头可以直接说自己是谁,也可以不说。以感谢开头是邮件开场白的最好办法。感谢对方的来信,或者感谢对方的帮助等等。当客户或同事很及时地回复你的邮件,你一定要记得感谢他们。

如:

Thank you for your prompt reply.

Thank you raising your concerns.

Thank you for your feedback.

Thank you for providing the requested information.

另外正文中的段与段之间也是空一行,再顶格写。

注意:正文的内容你需要注意5C原则:Clear(信息明了)、Complete(内容完整)、Correct(准确无误)、Concise(简明扼要)、Courteous(礼貌周到)

在邮件回复过程中,切忌主客不分或模糊,句子不要凌碎。应该选择结构对称,令人容易理解,动词主词要呼应。师太和语气不要赚太多。地址直接使用阿拉伯数字。

Ⅳ结尾:

一般在商务邮件回复最后,要尽量使用常用的用语,避免使用生硬的短语,像在下命令,很不礼貌。如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子:Thank you for your understanding.

如果您是在寻求机会或是福利,例如你在求职的话,就用这封邮件结尾:Thank you again for everything you've done.

在署名自己之前可以适当使用一些客套话。

另外邮件写完之后,不要理解发送。最好可以检查一下商务邮件回复过程中是否出现人称、语态、名词单复数等细节的错误,用5C原则进行检查,一般现在的工作邮件都不会太长。以上是阿卡索外教网为大家分享的商务邮件中英文回复格式,希望能给大家带来帮助。更多商务英语精彩推荐:常用商务谈判英语口语句型有哪些?

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