商务英语电话用语丨如何正确的接听商务电话

2016年6月16日 17:29:39


有的人明明商务英语没有任何问题,但是面对商务电话却非常恐惧,不知道该如何妥善在电话里与对方沟通。

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商务英语电话只要牢记与善用下列四点就可以畅行无阻:

1Speak clearly. (清楚地说)

2Speak slowly. (不慌不忙地说)

3Dont hesitate to speak. (不踌躇不犹豫地说)

4Write down the message. (把慨要记在便条纸上)

商务英语电话,首先应说:“Hello”,这一句话相当与中国的“喂!喂!”。顺利地说出:

1、“Hello”,这是商务英语电话的第一步。“Hello”说出后,接着就是报姓名。This is 姓名 Speaking(是某某人在说话)

商务英语电话的基本构造如上,但也可以省略、简洁地回答。事实上在电话中往往使用最简洁语句来表达。可以直接说This is 姓名,Speaking省略。也有人省略[This is],而说成:姓名speaking.

以上无论哪一种省略说法,都少不了“通名报姓”,电话里谁在答话?谁来电话?这才是最重要的,才是电话常识。在商业电话方面,如果你是营销部的人,不妨说:“营销部的某某人” :

Sales department, 某某speaking.

如果公司有电话总机,总机小姐或者接电话的人就可以这样说:

△公司(企业)名(IBM), May I help you? (IBM总部,我能帮你做什么?)

通常如上的说法就可以,一切讲究时间、效率,所以在谈话的同时又要顾虑到别的电话随时都可能打进来,因此闲话少说,接电话,讯即导入事情核心。

2、“May I help you?”这是询问对方意见,最直截了当的询问方法,在英文会话来说,这是一定的基本语句。这样的回答,会让对方觉得你很有礼貌。接听了电话以后,还要说些客套话。在某种意义来说,善于说话的人们,往往会在打招呼的客套话身上下点儿功夫,使听者产生好感。先打招呼,说句客套话,然后才进入主题,这是电话英语或者是英语会话的一定程序。也是对话、会话所不可或缺的。如:

△早晨(上午) Good morning. (早安!)

△午后(下午) Good afternoon. (午安!)

△黄昏(晚上) Good evening. (晚安!)

△“Hi.”在好朋友或亲近的人时,都可以使用。

在挂断电话时,最后应该道别一声。如:

Good-bye. (再见!)

Bye-bye.

See you later.

此外还可以说一些复杂的句子以结束会话,如:

Take care. (小心照顾自己)

Have a nice weekend. (祝周末愉快!)

Have a good trip. (祝旅行愉快!)

Enjoy your vacation. (祝假期快乐!)

一般的商务电话礼仪还有如下一些注意事项:

商务或公务电话都不宜太长;

电话交谈时声音不要太大:一是不必要,二是会遭人白眼;

如果接到一个别人的电话,一般要主动提出可以帮助传递口信儿,大多数人会写下一张留言条;

接听电话时,需知道对方是谁,并询问对方单位名称及所属部门,详细弄清一切,给被指名来接听电话的人以便利;

接到陌生人的电话,在不了解对方的动机、目的是什么时,接话人不可直来直去地告诉对方,同时也应为别人保密;当对方要找的人不在时,请不要随便传话,或说出不在者行踪;

在电话中传达事情时,应重复重点,对于数字、日期、时间等,应再次确定以免出错,并报上自己的姓名,以表明负责;

挂断电话前的礼貌也不可忽视,确定对方已挂断电话,才能放下听筒,并且不管多忙都要体贴地、亲切地对待听筒及来电方。



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